Внедрение Process Mining: пошаговый план для малого и среднего бизнеса в России

[BOOX]

Сегодня Process Mining перестал быть уделом исключительно крупных компаний, и о нем начинают задумываться компании малого и среднего бизнеса.

Согласно исследованию рынка процессной аналитики, российский рынок Process Mining вырастет в 19 раз и достигнет 7,3 млрд рублей к 2028 году.

При этом уже 24% российских компаний применяют Process Mining, а еще 42% планируют внедрить технологию в ближайшие годы. Такой рост обусловлен в том числе и сценарием, в котором все больше субъектов малого и среднего бизнеса начинают использовать инструменты процессной аналитики для повышения операционной эффективности и ускорения цифровой трансформации.

Предлагаю разобраться, как такие компании могут успешно внедрить технологию и какие шаги помогут получить максимально быстрый эффект даже при ограниченных ресурсах и нехватке специализированных кадров.

Шаг 1. Определяем «болевые точки» и цель внедрения​

Прежде чем браться за новый проект, важно понимать зачем и где Process Mining вам действительно нужен.

Чаще всего с помощью данной технологии компании решают проблемы:

• высокая вариативность процессов — каждый отдел или даже сотрудник делает одну и ту же задачу по-своему;
• непрозрачность реального выполнения — регламент процесса сильно отличается от того, что происходит на практике;
• увеличение сроков выполнения процесса — период выполнения заказов или внутренних операций растет, а причины не очевидны;
• сложность координации между подразделениями — каждый отдел «тянет одеяло» на себя, из-за чего возникают дубли, конфликты интересов и прочая неэффективность.

Проще говоря, на старте компании необходимо сформулировать конкретную цель: сократить время на обработку заказов, повысить прозрачность в согласовании договоров, увеличить пропускную способность склада и т.д. Понятно, что Process Mining способен решать много задач, но для малого и среднего бизнеса важнее всего сфокусироваться на одной-двух ключевых проблемах, которые дадут наибольший вклад в прибыль или экономию ресурсов.

Шаг 2. Составляем «цифровой портрет» своих процессов​

Process Mining работает на основании фактических данных из IT-систем вашей организации — «цифровых следов», которые формируются при каждом действии пользователя или выполнении автоматизированной операции.

Чтобы определить готовность к проекту, ответьте на вопросы:

• Какие у вас основные информационные системы? Обычно это ERP, CRM, бухгалтерские системы, электронный документооборот, внутренние порталы и т.д.
• Есть ли в них логи (журналы событий)? Стабильно ли ведется запись о том, когда и каким пользователем (или роботом) выполнялись конкретные операции?
• Можно ли эти данные «собрать в кучу»? Если у вас множество разрозненных систем, убедитесь, что есть интеграционные механизмы (API, экспорт CSV, и т. п.).

Главная сложность на этом шаге — обеспечение необходимого качества данных. Если компания не успела отладить процедуру документирования процессов или ведет учет вручную, внедрение Process Mining может потребовать предварительной подготовки и «очистки» данных. Но даже здесь есть плюс: вы заодно разберетесь, какие цифровые данные и почему у вас не ведутся, и быстрее устраните пробелы в учете.

Шаг 3. Выбираем «умный» (и доступный) инструмент​

На отечественном рынке представлено немало решений для Process Mining: от лидеров (Proceset, VK Process Mining, Sber Process Mining) до нишевых решений (PIX Процессы, Optimining, ПроМайн и др.).

Для малого и среднего бизнеса зачастую приоритетны:

• гибкий подход к лицензированию и прозрачная стоимость;
• возможность развертывания On-Premise, чтобы данные оставались внутри периметра (в России это особенно актуально из-за вопросов информационной безопасности);
• готовые коннекторы к системам и удобный ETL-инструментарий;
• быстрый старт и наличие уже готовых шаблонов для типовых отчетов (например, анализ процесса продаж, согласования договоров, логистики).

Не менее важны простота интерфейсов и наличие обучающих материалов на русском языке.

Шаг 4. Запускаем пилотный проект​

Для начала лучше выбрать один конкретный процесс, приносящий быстрый и ощутимый результат.

Пилотный проект в малом и среднем бизнесе обычно длится от нескольких недель до 2-3 месяцев. За это время:

• собираются данные — настраиваются интеграции с системой или несколькими системами;
• формируется карта процесса — компания наглядно видит, как на самом деле выполняется процесс;
• выявляются «узкие места» и отклонения — система показывает, какие действия забирают больше всего времени, где идут повторные согласования и как часто возникают возвраты или ошибки.

По итогам пилота бизнес получает объективную картину, а главное — может доказать менеджменту, что технология реально работает. Если же ожидания и реальность от пилота не совпадают, то компании стоит выбрать другое решение и повторит этот шаг.

Шаг 5. Анализируем результаты и запускаем улучшения​

Process Mining сам по себе — не волшебная таблетка, но это отличная «рентгеновская установка» для бизнес-процессов.

Чтобы получить пользу, нужно делать выводы и быстро внедрять улучшения:

• устранить дубли — система наглядно показывает, если одна и та же задача обрабатывается двумя подразделениями;
• оптимизировать маршруты согласования — возможно, часть шагов в процессе лишние, и их можно автоматизировать с помощью RPA-роботов или перевести в электронный документооборот;
• объединить «рассыпанную» информацию — если разные системы дублируют ввод данных, стоит настроить централизованный обмен или отказаться от неэффективных решений.

Важно закрепить изменения: обновить регламент процесса, провести обучение сотрудников. Иначе старая практика вернется, и все останется по-прежнему.

Шаг 6. Масштабируем успех и подключаем новые сценарии​

Когда один или два ключевых процесса уже оптимизированы, можно переходить к следующим.

Типичные области, которые в малом и среднем бизнесе дают хороший эффект:

• управление складом и логистикой — отслеживание времени доставки, формирование более точных маршрутов и планов поставок;
• закупки и договорная работа — оптимизация согласований, снижение рисков срыва сроков и некорректных платежей;
• обслуживание клиентов — выявление причин возвратов, задержек в коммуникациях и возможности автоматизации повторяющихся операций.

Здесь же можно перейти к мультипроцессной аналитике, когда вы смотрите на несколько бизнес-процессов, взаимосвязанных между собой (например, логистика + склад + продажи). Крупные компании проводят подобные проекты широким фронтом, но для небольших компаний безопаснее идти поэтапно, выстраивая анализ одного процесса за другим.

Шаг 7. Создаем «культуру» процессной аналитики​

Любая технология живет и приносит результаты, если становится частью «внутренней кухни» бизнеса.

Для Process Mining это особенно важно:

• развивать компетенции внутри команды — каждый «владелец» процесса должен понимать, как смотреть карты, находить отклонения и инициировать улучшения;
• использовать понятную аналитику — если есть динамические дашборды или удобные визы (графики, диаграммы), важно показывать их руководителям и сотрудникам, чтобы поддерживать общую вовлеченность;
• регулярно обновлять данные — смысл технологии в непрерывном мониторинге, а не в разовой проверке. Стоит поставить сбор и загрузку данных на поток, чтобы оперативно видеть все изменения в процессах.

Крайне желательно, чтобы в компании был назначен хотя бы один специалист (или внешние консультанты), который отвечает за анализ данных, поддерживает методологию процессной аналитики, помогает сотрудникам решать технические вопросы.

Подводим итоги​

Process Mining для малого и среднего бизнеса в России — уже не экзотика, а реальный инструмент для оптимизации внутренних процессов. Благодаря импортозамещению и появлению доступных российских решений, отечественные компании все активнее осваивают технологию.

В условиях, когда конкуренция растет, а ресурсы (включая человеческие) остаются ограниченными, Process Mining превращается в точку роста для бизнеса. Реализуя пошаговый план, компании смогут избежать распространенных ошибок и быстро увидеть эффект — в ускорении транзакций, снижении расходов на ручной труд и в росте удовлетворенности клиентов.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация